Интеллектуальная собственность дистанционного работника. Часть 1.

Бизнес-процессы во многих компаниях изменились с приходом пандемии, сотрудники IT-компании все чаще переходят на удаленный режим работы.

Дистанционный работник, в чьи должностные обязанности входит создание объектов интеллектуальной собственности (например, программист, дизайнер), продолжает создавать служебные произведения. Чаще всего можно столкнуться с абсолютной уверенностью нанимателя в том, что все созданное работником в период работы на компанию, принадлежит компании. Однако, с юридической точки зрения, это право нанимателя не так уж безусловно, и требует системного и комплексного подхода к фиксации перехода прав на создаваемые объекты. 

В связи с этим очень важно четко выстроить (или перестроить) бизнес-процессы по оформлению служебных произведений, создаваемых дистанционными работниками, чтобы не потерять права на ценные активы.

Обратите внимание!
Важно не путать понятия «дистанционная работа» и «релокейт», поскольку дистанционная работа предполагает продолжение трудовых отношений с работником, который выполняет свои функции вне места нахождения нанимателя. Дистанционный работник может работать как в пределах страны, так и за рубежом в случаях и порядке, разрешенных законодательством и нанимателем. Релокация же, как правило, предполагает перемещение работника в другой город или страну вместе со сменой места работы (например, трудоустройство в новую компанию, аффилированную по отношению к бывшему нанимателю). Таким образом, в случае релокейта созданные работником служебные произведения, при условии их корректного оформления по законодательству соответствующей юрисдикции, будут принадлежать новому нанимателю. 
 
Первые шаги, которые предстоит выполнить нанимателю:

• проверка наличия подписанного обеими сторонами трудового договора (контракта) с работником;
• проверка наличия формулировок о правах на созданную работником интеллектуальную собственность. 

Обратите внимание!
Согласно белорусскому законодательству исключительное право на служебное произведение с момента его создания переходит к нанимателю, если иное не предусмотрено договором между ним и автором-работником.

• проверка условия о возможности дистанционной работы;
• проверка содержания трудовой функции работника в трудовом договоре (контракте) и должностной инструкции. 

Обратите внимание!
Формулировки должны четко предусматривать возможность участия работника в создании интеллектуальной собственности в рамках его должностных обязанностей.

Однако и этого недостаточно. 
Формулировки в трудовых договорах и должностных инструкциях имеют достаточно общий характер и, как правило, не указывают на конкретные объекты, например, на определенную компьютерную программу, в разработке которой работник принимает участие. 

В случае спора нанимателю придется доказывать также наличие служебного задания и создание конкретного объекта работником. Это особенно важно учитывать при дистанционной работе, когда поручения даются работникам удаленно без письменной фиксации.
Конечно, базовая рекомендация - оформлять служебные задания и акты/отчеты фиксации факта создания служебных произведений в письменной форме с подписью работника с указанием конкретных выполненных задач по созданию того или иного продукта.

Для справки.
Письменная форма предполагает собой бумажный документ с подлинной подписью работника (то есть необходимо личное присутствие работника для подписания) или электронный документ, то есть документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Однако как на практике подписывать документы о создании служебных произведений, когда личное присутствие работника обеспечить невозможно, а ЭЦП у работника нет? Конечно, есть вариант обмена классическими заказными почтовыми письмами с оригиналами документов, но такой способ предполагает значительные временные затраты, и несет в себе немало рисков, если работник выполняет свои обязанности недобросовестно.

Обратите внимание!
Суды принимают не только привычные «бумажные» доказательства дачи поручения нанимателем и факта выполнения поручения работником, но и полученные с использованием электронных средств связи (мессенджеры, электронная почта) и ресурсов (например, Jira, Notion, Trello, Figma, Confluence, Github и т.п.).

Для того чтобы фиксация заданий и отчетов об их выполнении с помощью электронных ресурсов имело силу доказательства в случае спора, рекомендуем:

• использовать лицензионные версии соответствующих электронных ресурсов и программ. Этот факт может быть проверен в суде, и в случае, если используются «пиратские» версии ПО, под сомнение может поставлено и их содержимое;
• прописать условия и порядок обмена документами и сообщениями в электронном виде в дополнительном соглашении о переводе работника на дистанционную работу, которое подписывается до начала такой работы при личном присутствии работника. Важно прописать аккаунты, привязанные номера телефона и электронной почты, а также адрес места фактического проживания дистанционного работника для направления бумажных экземпляров документов в случае необходимости;
• утвердить локальный нормативный акт (Положение о служебных произведениях), где подробно описать действующие в компании бизнес-процессы по оформлению служебных заданий, зафиксировать сервисы, все мессенджеры, платформы, ПО, через которые будет осуществляться взаимодействие. При этом ознакомление работника с локальным актом целесообразно оформлять не путем включения фразы об этом в текст трудового договора (контракта), а подписью на самом Положении.